Pierderea, furtul sau deteriorarea certificatului de naștere este o situație neplăcută, însă legislația românească permite obținerea unui duplicat al acestui document esențial. Procedura legală pentru eliberarea unui duplicat de certificat de naștere a fost actualizată în anii 2024–2025, aducând unele simplificări. În prezent, cererea de duplicat poate fi depusă la orice oficiu de stare civilă din țară, indiferent de locul înregistrării nașterii sau de domiciliul solicitantului. De asemenea, există soluții și pentru cetățenii români aflați în străinătate, prin intermediul misiunilor diplomatice. Mai jos sunt prezentați pașii de urmat, actele necesare, taxele, durata estimată și alte aspecte importante privind obținerea duplicatului certificatului de naștere, în conformitate cu reglementările actuale (2024–2025).
Pașii de urmat pentru obținerea duplicatului certificatului de naștere
Obținerea duplicatului certificatului de naștere implică parcurgerea unor etape clare, conform procedurilor oficiale:
- Depunerea cererii la autoritatea competentă: Solicitatul trebuie să depună o cerere scrisă pentru eliberarea unui nou certificat. Cererea se poate depune la serviciul de stare civilă al oricărei primării sau al sectorului (în cazul municipiului București) – nu este obligatoriu să fie în localitatea unde a avut loc nașterea. Alternativ, dacă solicitantul se află în străinătate, cererea se poate depune la misiunea diplomatică sau oficiul consular al României din țara respectivă. În multe cazuri, pentru depunere este necesară o programare prealabilă (de exemplu, programare online pe site-ul primăriei sau al consulatului). Cererea trebuie completată pe formular-tip (de exemplu, Anexa 59 în București) și va include, în mod detaliat, împrejurările în care certificatul original a fost pierdut, furat sau distrus. (Notă: Cererea și declarația de pierdere/furt se semnează în fața ofițerului de stare civilă, confirmând pe proprie răspundere veridicitatea datelor).
- Prezentarea actelor necesare: La depunerea cererii, solicitantul trebuie să prezinte o serie de documente obligatorii (vezi secțiunea Acte necesare mai jos). Principalul document este actul de identitate al solicitantului, în original (și, de regulă, copie). Dacă cererea este depusă de un împuternicit (mandatar) sau avocat în numele titularului, va fi necesară o procură specială autentificată (notarială sau consulară) ori o împuternicire avocațială, care să menționeze explicit scopul obținerii duplicatului certificatului de naștere. În cazul în care solicitantul deține o copie a vechiului certificat (deteriorat sau parțial distrus), aceasta poate fi anexată la dosar (pentru a ajuta la identificarea actului în arhivă). Minorii sub 14 ani nu pot depune personal cererea, aceasta fiind făcută de părinte sau reprezentantul legal.
- Achitarea taxelor aferente: În multe unități administrativ-teritoriale nu se percepe taxă de eliberare pentru duplicatul certificatului de naștere. Cu toate acestea, unele primării solicită plata unei mici taxe de procesare sau de arhivă (cu valori tipice în jur de 14 – 25 lei, în funcție de localitate). Taxa se achită, de regulă, la Direcția de Impozite și Taxe Locale (direct la casierie sau online, de exemplu prin platforma ghiseul.ro) și dovada plății se atașează la dosar. Notă: Serviciul consular de obținere a actelor din România (duplicat de certificat) este scutit de taxe consulare; în schimb, dacă apelați la un notar pentru procură sau la servicii de curierat, acele costuri cad în sarcina solicitantului.
- Ridicarea noului certificat de naștere: Duplicatul certificatului de naștere va fi emis de autoritatea la care ați depus cererea. Termenul de soluționare variază în funcție de locul depunerii și de modul de procesare (vezi secțiunea Timp de procesare). În România, în condiții normale, certificatul duplicat este pregătit în aproximativ 1–2 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii. Unele servicii de stare civilă oferă și eliberare în regim de urgență (24 de ore) contra unei taxe suplimentare, acolo unde infrastructura permite. Solicitantul (sau împuternicitul) se va prezenta personal la ghișeu pentru a ridica documentul, la data comunicată. Important: Certificatul duplicat se eliberează doar titularului (dacă este adult) sau reprezentantului legal/împuternicit al acestuia; nu se eliberează terțelor persoane neautorizate. De asemenea, la ridicare, în caz de certificat deteriorat/plastifiat, se va preda acel exemplar vechi pentru a fi anulat.
Acte necesare pentru obținerea duplicatului
Pentru eliberarea duplicatului certificatului de naștere, solicitantul trebuie să pregătească următoarele documente:
- Cererea tip – formularul de solicitare completat (disponibil la ghișeu sau online pentru descarcăre, de exemplu “Cerere eliberare duplicat certificat de naștere – Anexa 59” în București). Formularul include și declarația pe proprie răspundere privind pierderea/furtul distrugerea actului.
- Actul de identitate al solicitantului, în original (și copie simplă): carte de identitate, buletin sau carte de identitate provizorie pentru cetățeni români domiciliați în țară. Pentru cetățenii români cu domiciliul în străinătate, se prezintă pașaportul (cu mențiunea domiciliului în străinătate) sau titlul de călătorie emis de ambasadă. Cetățenii străini (dacă solicită actul în calitate de părinte sau tutore al unui cetățean român, de exemplu) vor prezenta pașaportul (cu viză, dacă este cazul) sau cartea de identitate națională (pentru cetățenii UE).
- Împuternicire legală (dacă este cazul) – dacă titularul nu poate depune personal cererea și mandatează o altă persoană, este necesară o procură specială autentificată la notar (în care să se specifice expres mandatul de a obține duplicatul certificatului de naștere) sau o procură/împuternicire autentificată la consulat (dacă titularul este în străinătate). Procurile întocmite în străinătate trebuie să fie apostilate (pentru țările semnatare ale Convenției de la Haga) sau supralegalizate și însoțite de traducere legalizată, conform cerințelor legale. De asemenea, este acceptată și împuternicirea avocațială emisă de un avocat, în original, însoțită de copia legitimației de avocat vizată la zi.
- Acte de stare civilă doveditoare (după caz): dacă se solicită duplicatul de către părinte pentru un minor, se poate cere prezentarea certificatului de naștere al copilului minor (dacă există) pentru a dovedi calitatea de părinte. Similar, în cazul în care calitatea de reprezentant legal rezultă dintr-o hotărâre judecătorească (tutore/curator), se va prezenta acea hotărâre. Pentru cererile de duplicat ale certificatelor de deces (în situații echivalente), autoritățile solicită acte care dovedesc legătura de rudenie sau interesul legitim (ex: certificat de căsătorie, certificat de naștere al solicitantului – pentru a demonstra relația de fiu/fiică etc.). (Notă: conform legii, certificatele de naștere ale persoanelor decedate nu se eliberează sub formă de duplicat către aparținători, detalii în secțiunea Cazuri speciale).
- Dovada plății taxei (dacă primăria impune taxă) – chitanța sau ordinul de plată de la casierie/online, din care să reiasă achitarea taxei de eliberare a certificatului duplicat. În funcție de unitatea emitentă, cuantumul poate varia (unele primării nu taxează deloc, altele percep o sumă modică – ex: taxa de 14 lei pentru arhivă la Direcția de Evidență a Persoanelor Craiova).
- Copie (dacă disponibilă) a vechiului certificat – dacă certificatul original a fost deteriorat (ilizibil parțial) sau dacă solicitantul mai deține o copie (xerox) a celui pierdut, este util să o furnizeze. Documentul deteriorat sau plastifiat trebuie predat pentru anulare la eliberarea duplicatului.
Costuri și taxe aferente
Taxele de eliberare: Obținerea duplicatului certificatului de naștere nu implică costuri ridicate. Conform practicii curente, multe autorități locale nu percep niciun tarif pentru emiterea unui nou certificat (eliberarea fiind gratuită la ghișeu). Totuși, există primării care aplică o taxă de procesare/arhivă. Aceasta este, de obicei, o sumă simbolică – de exemplu, 14 lei (taxă de arhivă la evidența populației în Craiova) sau în jur de 20–25 lei în alte localități. Taxa se achită la serviciul de impozite locale sau prin platforme de plată online, iar dovada plății se anexează cererii.
Eliberare în regim de urgență: Unele servicii comunitare de evidență a persoanelor oferă opțiunea eliberării mai rapide a duplicatelor, contra cost. De exemplu, în municipiul Craiova, eliberarea certificatului de stare civilă în 48 de ore este standard, dar se poate solicita eliberarea în 24 de ore cu plata unei taxe de urgență de 149 lei. Aceste tarife și termene pot varia în funcție de politicile locale, nefiind uniforme la nivel național.
Costuri în străinătate (consulate): În cazul în care cererea este depusă la o misiune diplomatică sau consulară a României, nu se percepe taxă consulară pentru serviciul de obținere a actului din țară. Practic, transmiterea cererii către autoritățile din România este gratuită. Cu toate acestea, solicitantul din străinătate ar putea suporta alte costuri conexe: de exemplu, tariful pentru autentificarea procurii notariale la consulat (dacă folosește un mandatar în România) sau eventualele taxe de curierat dacă se optează pentru expedierea documentului emis. Acestea nu sunt taxe de eliberare a certificatului propriu-zis, ci cheltuieli adiacente procesului.
Timpul estimat pentru eliberarea duplicatului
În România: Procedura de eliberare a duplicatului de certificat de naștere are în mod obișnuit un termen scurt de soluționare. În majoritatea cazurilor, noul certificat este disponibil în 2–3 zile lucrătoare de la depunerea cererii. De exemplu, Direcția de Evidență a Persoanelor Craiova indică un termen standard de 48 de ore pentru eliberarea duplicatelor certificatelor de stare civilă. În funcție de volumul de lucru și de necesitatea verificării registrelor de stare civilă, termenul poate fi extins ușor (în special dacă actul original se află doar în arhive neinformatizate). După implementarea Sistemului Informatic Integrat de Emitere a Actelor de Stare Civilă (SIIEASC), unele primării au renunțat la practica eliberării “pe loc” a duplicatului, documentul fiind emis doar după validarea în sistem a actului de stare civilă respectiv. Prin urmare, solicitantul va fi informat când poate ridica noul certificat; adesea ridicarea se face tot cu programare la ghișeu, în funcție de finalizarea verificărilor. În situații urgente justificate sau acolo unde există tarif de urgență achitat, se poate obține certificatul și în 24 de ore în anumite localități.
În străinătate (prin consulate): Dacă duplicatul este solicitat prin intermediul unei misiuni diplomatice, timpul de așteptare este semnificativ mai mare. Consulatele înaintează cererea către autoritățile din țară (serviciul de stare civilă competent) și așteaptă emiterea și expedierea documentului. Durata acestui proces este de aproximativ 4 până la 6 luni, conform experienței recente. Solicitantul va trebui să se prezinte din nou la consulat pentru a ridica certificatul când acesta sosește din România. Din cauza acestui termen îndelungat, cetățenii români din străinătate care au nevoie mai rapid de certificat optează uneori pentru împuternicirea unei persoane din România care să acționeze în numele lor (mandatar). Procedând astfel (vezi secțiunea următoare despre cazuri speciale), duplicatul poate fi obținut în termenul obișnuit de câteva zile, evitându-se așteptarea lungă prin serviciul consular.
Alte aspecte importante și cazuri speciale
- Declarația pe proprie răspundere privind pierderea/furtul: La depunerea cererii, solicitantul trebuie să explice împrejurările dispariției sau distrugerii certificatului original. Aceste precizări se consemnează fie direct în cererea-tip, fie într-o declarație pe propria răspundere anexată, care se semnează în fața ofițerului de stare civilă. Scopul este atestarea faptului că documentul a fost pierdut, furat ori deteriorat fără intenție ilegală. Dacă certificatul a fost sustras (furat), este recomandat ca persoana să anunțe și organele de poliție, însă pentru eliberarea duplicatului nu se cere în mod expres dovada plângerii penale – este suficientă declarația solicitantului cu privire la incident.
- Cetățeni români din străinătate: Românii aflați peste hotare au două opțiuni pentru a obține duplicatul: (1) prin consulat – depun cererea la oficiul consular competent (de exemplu, la consulatele generale din țara de reședință) și așteaptă eliberarea actului în România și transmiterea lui, ceea ce durează câteva luni; (2) prin mandatar în România – împuternicesc o persoană de încredere sau un avocat în țară, prin procură consulară sau notarială, care să depună cererea direct la autoritățile locale competente. A doua variantă este adesea mai rapidă (certificatul fiind emis în termenul normal de câteva zile și putând fi trimis ulterior solicitantului). Important: certificatul de naștere duplicat se eliberează numai la cererea titularului actului sau a reprezentantului său legal Așadar, cetățeanul român adult din străinătate trebuie fie să se prezinte personal la consulat pentru a semna cererea, fie să semneze o procură prin care mandatarul acționează în numele său. Consulatele pun la dispoziție formulare specifice și asistență în acest proces, toate serviciile fiind prestate numai pe bază de programare prealabilă (de exemplu, prin portalul eConsulat).
- Minori (persoane sub 18 ani): În cazul titularilor minori, legea impune ca cererea pentru duplicat să fie făcută de reprezentantul legal. Pentru copiii sub 14 ani, părintele (sau tutorele legal) depune cererea și ridică certificatul duplicat, întrucât minorii sub 14 ani nu dețin acte de identitate proprii. Minorii cu vârsta între 14 și 18 ani pot fi implicați în procedură dacă au deja carte de identitate: în practică, un minor de 14–17 ani cu buletin poate semna cererea proprie, însă este recomandat ca cel puțin unul dintre părinți să îl însoțească la depunere. Dacă minorul de peste 14 ani nu a avut niciodată act de identitate (situație rară, de obicei imediat după împlinirea vârstei de 14 ani), certificatul va fi eliberat tot la cererea părinților/reprezentantului legal. La ridicarea duplicatului pentru un minor, părintele/tutorele va prezenta și actul său de identitate (și eventual documente care atestă calitatea de părinte/tutore, dacă aceasta nu reiese clar din actele existente).
- Persoane decedate (succesiuni): Legislația actuală NU permite eliberarea unui duplicat al certificatului de naștere pentru o persoană care a decedat. Certificatul de naștere este, prin definiție, un document de identitate al persoanei în viață, iar după deces evidența stării civile se realizează prin certificatul de deces. În procedurile de succesiune sau alte situații juridice, moștenitorii pot folosi certificatul de deces al persoanei respective, care conține datele esențiale (inclusiv data și locul nașterii). Dacă totuși este necesară dovada înregistrării nașterii defunctului (de exemplu, pentru clarificarea identității sau a filiației la notar), se poate solicita de la autorități o informare scrisă sau un extras din registrul de nașteri. Conform reglementărilor, persoanele precum soțul supraviețuitor ori descendenții persoanei decedate sunt considerate „persoane îndreptățite” să obțină anumite înscrisuri doveditoare. În astfel de cazuri, oficiul de stare civilă poate elibera o dovadă a înregistrării nașterii sau un extras care să ateste datele nașterii din registre, însă nu un certificat original duplicat. Această dovadă a stării civile se eliberează la cerere și conține informațiile necesare despre actul de naștere, putând fi utilizată la notariat sau în instanță.
- Certificate plastifiate sau alterate: Legea prevede expres interdicția de a modifica sau plastifia certificatele de stare civilă. Prin Legea nr. 105/2022, certificatele plastifiate (laminate) sunt declarate nule de drept. Așadar, dacă un certificat de naștere a fost plastifiat de titular, acesta nu mai are valabilitate legală. Persoana în cauză trebuie să solicite un duplicat nou, iar certificatul plastifiat va fi reținut de autorități pentru a fi anulat (marcat „nul”). Scopul acestei reguli este de a preveni falsificarea sau alterarea înscrisurilor oficiale – plastifierea poate ascunde elemente de securitate ale documentului. Recomandarea autorităților este să se păstreze certificatele în folii de plastic detașabile sau mape, fără a le plastifia permanent.
- Sancțiuni contravenționale: Pierderea sau deteriorarea actelor de stare civilă constituie contravenție, conform art. 63 din Legea nr. 119/1996 (republicată). Legislația prevede amenzi cuprinse, de regulă, între 100 și 200 lei pentru astfel de fapte. În 2023, prin hotărâri ale autorităților locale și actualizări normative, cuantumul amenzii contravenționale poate merge până la 500 lei în unele cazuri. În practică, atunci când se solicită un duplicat din motive de pierdere/furt, ofițerul de stare civilă poate întocmi un proces-verbal de contravenție pe numele persoanei, constatând pierderea documentului și aplicând amenda legală. Amenzile contravenționale pot fi achitate în termen de 15 zile cu o reducere de 50% din cuantum (jumătate din minimul prevăzut sau din suma aplicată). Trebuie menționat că scopul principal al duplicatului este de a restabili legal posesia unui document valabil, nu de a sancționa, astfel că în practică aplicarea amenzilor pentru pierdere este relativ rară și adesea depinde de circumstanțe (de exemplu, dacă au fost pierdute în mod repetat actele). În orice caz, păstrarea cu grijă a certificatelor de stare civilă este responsabilitatea fiecărui cetățean, pentru a evita astfel de inconveniente și sancțiuni.
Referințe legislative și surse oficiale: Procedura descrisă mai sus respectă prevederile Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, actualizată, și normele metodologice aprobate prin H.G. nr. 255/2024. Informațiile au fost culese din surse oficiale, precum serviciile publice comunitare locale de evidență a persoanelor (ex: DLEP Iași, Sector 5 București) și din ghidurile oferite de Ministerul Afacerilor Externe pentru cetățenii din diaspora. Pentru detalii suplimentare sau situații particulare, solicitanții se pot adresa direct serviciului de stare civilă local sau oficiului consular competent. Important: Noile reglementări din 2024 simplifică accesul la servicii – de exemplu, cererea de duplicat poate fi depusă la orice primărie din România (fiind apoi soluționată de autoritatea care deține registrul, dacă este cazul), ceea ce elimină nevoia deplasării la locul nașterii. Prin urmare, recuperarea certificatului de naștere pierdut sau deteriorat a devenit mai accesibilă și mai rapidă, atâta timp cât sunt respectați pașii legali și sunt furnizate actele necesare.
